FİRMA KAYDI
Ürün Takip Sistemi (ÜTS)
Elektronik Başvuru Sistemi (EBS)
Yeni bir kozmetik firma kaydı eklemek için;
ÜTS BAŞVURU uygulamasına e-imza, e-Devlet şifresi veya mobil imza ile giriş yapılır. Sistem'e yapılan girişin ardından Firma Başvurularım Ekranı görüntülenir. (https://utsuygulama.saglik.gov.tr/UTS/
Sağ üst köşede yer alan Kozmetik Firması Ekle düğmesine tıklanır. Kozmetik Firma Başvurusu Ekle penceresi görüntülenir.
Firmanın MERSİS kaydı varsa Veri Kaynağı alanı MERSİS seçilmeli, aksi durumda VEDOP seçilmelidir. MERSİS kaydı olan bir firmanın VEDOP numarası ile başvuru yapmasına Sistem izin vermemektedir. Firma başvurusunun tamamlanabilmesi için doğru veri kaynağının seçilmesi gerekmektedir.
Firma faaliyet alanı kozmetik imalatçısı ve/veya kozmetik ithalatçısı olarak seçilir. Kullanıcının e-posta adresi girilerek bu hesaba doğrulama kodu gönderilir ve e-posta hesabı doğrulanır. Başvuru sahibine ait güncel telefon numarası girilir.
Firmaya ait imza yetkililerini eklemek için İmza Yetkilisi Ekle düğmesine tıklanır. İmza Yetkilisi Ekle penceresi görüntülenir. İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası girilir, Getir düğmesine tıklanır.İmza yetkilisi bilgileri MERNİS üzerinden sorgulanarak getirilir.
Ekle düğmesine tıklanarak imza yetkilisi başvuruya eklenir. Firmanın imza sirkülerinde yer alan tüm imza yetkilileri başvuruya eklenebilir.
Tüm bilgiler kontrol edildikten sonra Kaydet düğmesine tıklanır ve imza yetkilisi tarafından e-imza ile imzalanarak firma kaydı tamamlanır.
Elektronik Başvuru Sistemi (EBS) (http://ebs.titck.gov.tr) üzerinden de firma kayıt başvurusu yapılması gerekmektedir.
Başvurular elektronik olarak alınmakta olup fiziki olarak evrak gönderilmesine gerek yoktur.
FİRMA YETKİLİ EKLEME VE DEĞİŞTİRME
Firmalar ÜTS’ye VEDOP ve MERSİS kaynaklı olarak kayıt yapabilirler.
VEDOP kaynaklı bir firma iseniz;
· ÜTS’ye kayıt sırasında imza yetkilisinin ve imza sirkülerinin yüklenmesi gerekmektedir. Kozmetik Ürünler Dairesin tarafından firma kaydı başvurusunun incelenmesi sırasında yüklenen doküman ile sisteme girilen bilgilerin uyumlu olması gerekmektedir.
· Firma yetkiliniz değişti ise;
Güncel imza sirkülerini ve yeni yetkilinin iletişim bilgilerini imza kaşeli dilekçe ile Kurumumuz Kozmetik Ürünler Dairesine göndermesi gerekmektedir. Değişiklik Kozmetik Ürünler Dairesi tarafından yapılacaktır.
MERSİS kaynaklı bir firma iseniz;
· ÜTS’ye kayıt sırasında imza yetkilisinin MERSİS’ten alınmaktadır. İmza sirküleri yüklenmesine gerek yoktur.
· Firma yetkiliniz değişti ise;
Öncelikle firma yetkilileri, il ticaret sicil müdürlükleriyle görüşerek bu yeni imza yetkilisini, MERSİS servisindeki imza yetkilisi listesine ekletmeleri gerekmektedir.
Daha sonra yeni imza yetkilisi olan kullanıcı, ÜTS Başvuru modülüne girer ekranın solunda yer alan İmza Yetkilisi Kayıtlarım menüsüne tıkladıktan sonra açılan penceredeki İmza Yetkilisi Olarak Kaydol butonuna basar.
Ekranda beliren penceredeki Firma No alanına, ÜTS’de kayıtlı olan ve kendisinin imza yetkilisi olarak kayıt olmak istediği firmanın firma numarasını girer ve Kaydet butona basarak ÜTS’deki firmaya yeni imza yetkilisi olarak kaydolur.
FİRMA BİLGİLERİ GÜNCELLEME
Firma bilgileri VEDOP ve MERSİS üzerinden 24 saatte bir güncellenmektedir. Bu kapsamda bu bilgiler Kurum tarafından güncellenmemektedir.
· VEDOP kaynaklı bir firmanın vergi numarası değişti ise;
VEDOP kaynaklı firmanın mevcut imza yetkililerinden herhangi biri, vergi numarası değişiklik talebini vergi dairesinden alınmış ve vergi numarasının değiştiğine kanıt olacak belgeyi talep sistemi ile veya EBS üzerinden TİTCK’ya gönderir.
· VEDOP kaynaklı bir firmanın unvanı veya adresi değişti ise;
Öncelikle firma yetkilileri, il vergi daireleriyle görüşerek VEDOP servisindeki firmalarına ait ilgili bilgileri güncelletmeleri gerekmektedir.
Daha sonra Firma Bilgilerim ekranındaki Dış Sistem İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren VEDOP’tan Güncelle butonuna basarak VEDOP servisinde güncellenen verileri, ÜTS’ye taşıyarak ÜTS'de güncellemiş olacaktır.
· VEDOP kaynaklı bir firmanın e-mail adresi, telefonu ve fax numarası değişti ise;
Firmanın yetkili kullanıcı grubuna ait kullanıcılarından herhangi biri, Firma Bilgilerim (ekranındaki Yönetim İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren İletişim Bilgilerini Güncelle butonuna basarak Firma İletişim Bilgilerini Güncelle penceresini açar.
E-mail adresini güncelleyecekse, yeni e-mail adresini girer ve Doğrulama Kodu Gönder butonuna basar. (Not: Bu butona yalnızca 1 kere basar. Çünkü bu butona her basışta, mail adresine yeni bir geçerli doğrulama kodu gönderilir ve önceki gönderilen doğrulama kodları geçersiz sayılır. Ayrıca mail sunucusundaki yoğunluktan ötürü doğrulama kodu göndermede bazı gecikmeler yaşanabilir.)
Ekranda beliren alana, girmiş olduğu e-mail adresine gelen doğrulama kodunu girer.
Ayrıca eğer telefon numarasını güncelleyecekse, güncel telefon numarasını formata uygun bir şekilde girer.
Ayrıca ÜTS’deki ilgili bildirimleri e-posta olarak da almak istiyorsa, E-posta Tercihi alanındaki kutucuğu tıklayarak seçerek Güncelle butonuna basarak iletişim bilgilerini günceller.
· MERSİS kaynaklı bir firmanın vergi numarasını, unvanını veya adresini güncellemesi;
Öncelikle firma yetkilileri, il ticaret sicil müdürlükleriyle görüşerek MERSİS servisindeki firmalarına ait ilgili bilgileri güncelletmeleri gerekmektedir.
Daha sonra Firma Bilgilerim ekranındaki Dış Sistem İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren MERSİS’ten Güncelle butonuna basarak MERSİS servisinde güncelletiği verileri, ÜTS’ye taşıyarak ÜTS'de güncellemiş olacaktır.
· MERSİS kaynaklı bir firmanın, MERSİS servisindeki MERSİS numarasını güncellemesi;
Firma yetkililerinden biri, Firma Bilgilerim ekranındaki Dış Sistem İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren MERSİS Numarası Güncelle butonuna basarak MERSİS Numarası Güncelle penceresini açar.
Firma MERSİS Bilgileri alanındaki MERSİS numarasını değiştirmek istiyorum seçeneğini tıklar.
Ekranda beliren Yeni MERSİS No alanına güncel MERSİS numarasını girer ve MERSİS’ten Getir butonuna basarak girmiş olduğu MERSİS numarasına ait firma bilgilerini getirir.
Son olarak Güncelle butonuna basarak firmasının MERSİS numarasını günceller.
Sistem firmanın bütün bilgilerini güncel MERSİS numarasına ait MERSİS servisindeki bilgiler ile günceller.
Ayrıca firmada İmza Yetkilisi görevinde çalışıp güncel MERSİS numarasına ait MERSİS servisindeki firmanın güncel imza yetkilisi listesinden olmayan kullanıcı hesaplarını otomatik olarak pasifleştirir.
· VEDOP kaynaklı bir firma MERSİS servisine kayıt yaptırdıysa;
Firmanın yetkili kullanıcılarından herhangi biri, Firma Bilgilerim ekranındaki Dış Sistem İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren MERSİS’e Dönüştür butonuna basarak VEDOP Firmayı MERSİS’e Dönüştür penceresini açar.
Yeni MERSİS No alanına firmanın yeni almış olduğu MERSİS numarasını girer ve MERSİS’ten Getir butonuna basarak girmiş olduğu MERSİS numarasına ait firma bilgilerini MERSİS’ten getirir.
MERSİS’e Dönüştür butonuna basarak firma bilgilerini MERSİS kaynaklı olacak şekilde dönüştürür.
Sistem firma bilgilerini (firma unvanı, firma MERSİS durumu, vergi dairesi, firma adresi, firma email adresi, firma telefon numarası ve firma faks numarası) MERSİS’ten çekerek ÜTS'de günceller.
FİRMA FAALİYET DURUMU
· Firma faaliyeti durmuş ise;
Firmanın yetkili kullanıcılarından biri, Firma Bilgilerim ekranındaki Yönetim İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren Faaliyet Durdur butonuna basar.
Sistem işlemi yapması durumunda firmaya ait kayıtlı ve aktif ürünlerin pasif duruma geçirileceğini ve piyasaya arz edilemez duruma getirileceklerini bildiren onay mesajını görüntüler.
Yetkili kullanıcı onay mesajını onaylar ve firmasının faaliyetini durdurur. ·
Sistem firmanın durumunu Pasif durumuna geçirir ve işlemini yapan kullanıcıyı yetkilerini güncelleyebilmek için sistemden atarak giriş sayfasına yönlendirir.
Not: Yetkili kullanıcı tekrar giriş yapmayı denediğinde, firmanın durumu Pasif durumda olduğu için ÜTS sistemine yalnızca okuma yetkilileriyle giriş yapar ve sistemde yalnızca sorgulama ve görüntüleme işlemlerini yapabilir. Tek istisna olarak firmasının faaliyetini tekrar başlatmak isteyebileceği için ek olarak firma faaliyetini tekrar başlatma işlemini de yapabilir.
· Firma faaliyetini yeniden başlattı ise;
Firmanın yetkili kullanıcılarından biri, Firma Bilgilerim ekranındaki Yönetim İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren Faaliyeti Başlat butonuna basar.
Sistem firmanın durumunu Aktif durumuna geçirir ve işlemini yapan kullanıcıyı yetkilerini güncelleyebilmek için sistemden atarak giriş sayfasına yönlendirir.
Not: Firmalar ÜTS’deki faaliyetlerini yalnızca kendileri durdurduysa tekrar başlatılabilir. Yani TİTCK tarafından faaliyeti durdurulan veya pasifleştirilen firmaların faaliyetleri, yalnızca TİTCK tarafından başlatılabilir, firmalar tarafından tekrar başlatılamaz.
Kaynak: https://www.titck.gov.tr/faaliyetalanlari/kozmetik/firma-kayit-islemleri